Como preparar as férias para não deixar os colegas de trabalho “pendurados”

Daqui a alguns dias vou de férias. Ainda tenho algum trabalho a fazer para ter tudo bem preparado.
Normalmente, as férias de alguém são sempre uma fonte de algum acréscimo de trabalho para outra pessoa, podendo até causar algum tipo de incidente. Quase sempre alguma tarefa é esquecida e os colegas de serviço têm de se ocupar dela.
Este não deve ser o caso. As férias têm um início e um fim conhecidos com semanas ou mesmo meses de antecedência. Por isso, esta situação é algo que muitas vezes me surpreende.
como preparar as férias

Rever todas as tarefas

Não importa programar publicações nas redes sociais, entregar tarefas recorrentes aos clientes, ou fazer qualquer outra tarefa que tens de executar semana após semana. Tudo isso tem de ser tido em conta em caso de ausência. Se estás realmente bem organizado, não comeces agora a criar uma lista porque já a tens. É melhor ter sempre à mão uma lista de verificação, independentemente do número de vezes que já tenhas feito as tarefas que tens de fazer. Mesmo situações que se repetem há meses ou anos podem ser esquecidos.

Planear com 2 – 3 semanas de antecedência

Planear as férias uma semana antes de ir de férias já é demasiado tarde. O ideal é deixar as tarefas já realizadas. Os postos de trabalho em rede são agendados, as tarefas dos clientes estão adiantadas, os relatórios são feitos, etc. Por vezes, pode ser difícil encaixar duas semanas de trabalho numa única semana. Esse seria o caso de estar ausente durante uma semana. Agora imagina que vais estar ausente durante duas semanas. Isso seria acumular três semanas de trabalho numa semana. Se o conseguires fazer, tens de te perguntar se a um ritmo normal estás a ser tão produtivo quanto possível.

Tem alguém que assuma as tuas responsabilidades

É importante que a noção de “responsabilidades” não seja confundida com tarefas. As tarefas já estão concluídas. As tuas férias não devem representar um fardo adicional para os colegas de trabalho. Mesmo assim, é bom ter uma pessoa que possa ser contactada caso haja um incidente, um cliente tenha uma pergunta, etc. No final, queres poder gozar as tuas férias em paz e sossego. Para isso, deves também ter formado este colega de trabalho para que ele ou ela possa tratar de tudo quando não estiveres presente.

Informa antecipadamente a tua equipa e os clientes sobre as tuas férias

Se estiveres em contacto com clientes, eles devem saber com antecedência que vais estar ausente. Da mesma forma, deves informar o resto dos colegas na empresa. Podem estar a contar contigo para organizar as coisas e precisam de saber quando vais (ou não) estar ausente. Tal como o planeamento de tarefas, isto deve ser feito com antecedência para evitar surpresas e deixar espaço para o planeamento.
Verás que é bastante fácil planear bem as tuas férias, por isso é surpreendente que tantas vezes as coisas corram mal. Com alguma sorte, iremos melhorando com o tempo.

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